allsafe
Angebotserstellung in Sekunden...
Angebotserstellung in Sekunden...
allsafe entwickelt sowohl mechanische Produkte wie Gurte, Schienen oder Netze als auch zusätzliche Services wie Tracking- und Reparaturlösungen. Das Unternehmen produziert ausschliesslich in Deutschland und gilt als Innovations- und Qualitätsführer.
Die zentrale Herausforderung liegt in der Balance zwischen kundenspezifischen Lösungen und Skalierbarkeit. Hinzu kommen ein harter Preiskampf, schwankende Rohstoffkosten und der Druck zur Digitalisierung.
Ausgangslage
Der Vertrieb bearbeitet jährlich rund 16.000 Kundenanfragen per E-Mail. Diese Arbeit ist sehr zeitintensiv, wiederholt sich stark und bietet für Mitarbeitende wenig Mehrwert.
Um Effizienz und Servicegeschwindigkeit zu erhöhen, brachte der Vertrieb die Idee eines AI Sales Agenten ein. Dieser sollte automatisiert persönliche Angebote erstellen, dabei ERP-, PIMund Webshop-Systeme nutzen und sich nahtlos in bestehende Workflows und die Microsoft 365 Umgebung integrieren.
Die Lösung
Neue Kundenanfragen erreichen den AI Sales Agent über die Postfächer von Microsoft 365. Der Agent klassifiziert die Nachrichten, erkennt relevante Anfragen, identifiziert den Kunden und ruft die benötigten Informationen in den internen Systemen ab.
Innerhalb weniger Minuten erstellt er ein vollständiges Angebot als PDF und bereitet die Antwort-E-Mail vor. Mitarbeitende prüfen nur noch und versenden mit einem Klick.
Integrierter Ansatz statt neue Tools und UIs
Die ersten Ideen und Prototypen basierten auf einem eigenen AI-Dashboard für den Agenten (siehe nächste Seite), bei dem alle Kundenanfragen und Angebotsentwürfe verwaltet werden können.
Es zeigte sich jedoch schnell, dass dies nicht nötig und auch von den Benutzern nicht gewünscht wird. Es sollte kein weiteres Tool eingeführt werden sondern alles voll in bestehende Tools und Prozesse integriert werden.
Die umgesetzte Lösung ist nun so tief in die bestehenden Prozesse und vertraute Anwendungen integriert, dass keine neuen Tools oder Schulungen notwendig waren.
Farbliche Labels in Outlook zeigen jederzeit den Status der Anfrage. Es gibt kontextbasierte Hilfe direkt in Outlook über ein minimales Webfrontend.
Technologie
Technisch stellte zunächst die Vorgabe, ausschliesslich lokal gehostete Modelle zu nutzen, eine Herausforderung dar. Im Laufe des Projekts entschied man sich dann doch für ein in Europa gehostetes grosses Sprachmodell (Enterprise AWS mit Anthropic Claude).
Eine weitere wichtige Entscheidung war die frühe Einführung eines sogenannten MCP-Servers1) zur Integration der verschiedenen allsafe Systeme wie ERP, PIM, Webshop und weitere.
Die Umsetzung sollte nicht in einem klassischen Lieferanten-Kundenverhältnis geschehen, sondern dank Co-Creation und einem gemeinsamen Entwicklungs-Team für beide Seiten durch Know-How Transfer und einer Zusammenarbeit auf Augenhöhe erfolgen.
Die Resultate
Ein neuer Benchmark für AI Agenten im Kundendienst
- Der allsafe AI Sales Agent war DACH-weit die erste Lösung (Ende 2024 anfangs 2025), welche einen autonomen Agenten mit den Systemen des Unternehmens in Echtzeit verbindet (MCP statt RAG).
- Kunden sind von der schnellen Reaktionszeit überrascht, erhalten personalisierte Angebote in Minuten statt Stunden/Tage und ihre Produkte innerhalb von 24 Stunden – kein chinesischer Mitbewerber kann dies leisten.
- Die ca. 30 Vertriebsmitarbeitenden sparen richtig Zeit insbesondere für Arbeiten ohne Mehrwert. Bei 3-5 Minuten pro Angebot bedeutet dies mindestens 800 Std. oder 100 Tage pro Jahr und die Lösung hat sich in 2 Jahren amortisiert.
- Die Qualität des AI Agenten übertrifft die Erwartungen. Er schlägt beispielsweise Alternativprodukte vor, auf die selbst Mitarbeitende nicht gekommen wären.
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